Belangrijke eigenschappen

  • Persoonlijke online omgeving
  • Formulieren voorbereiden voor monteur (taken)
  • Memo toevoegen aan taak
  • Bestand toevoegen taak
  • Afgehandelde formulieren inzien
  • Afgehandelde formulieren valideren
  • Attachments downloaden
  • Keuzelijsten beheren
  • CSV rapportage genereren

Taak klaarzetten voor monteur

In TOPforms wordt met een taak een voorbereid formulier bedoeld, elke taak heeft dan ook een uniek nummer. De planning maakt de taak in de Portal aan, de monteur handelt de taak in de App af.  TOPforms hecht veel waarde aan herkenbaarheid, overzicht en inzicht, vandaar dat de weergave van het formulier in de Portal identiek is aan de weergave in de App.

Een taak is zowel in uw eigen database voor te bereiden als in de Portal, dit ligt helemaal aan uw eigen inrichting, zelfs een combinatie is mogelijk en veel gekozen. Enkel de handtekening, bijvoorbeeld in een digitale werkbon, is niet vooraf in te vullen en dient de monteur dus te zetten in de TOPforms App.

De gepubliceerde- en niet gepubliceerde taken worden gepresenteerd in overzichtelijke tabellen. Per taak is te zien of deze is gedownload in de App door de monteur. De taak kan door de Portal gebruiker worden bewerkt totdat deze is gedownload. Zodra een taak succesvol is afgehandeld verdwijnt deze uit de tabel en is deze toegevoegd aan het tabblad Documenten.

Afgehandeld formulier valideren

De in TOPForms App afgehandelde formulieren worden verwerkt volgens applicatie specifieke instellingen. In de meeste situaties wordt er een digitale kopie in PDF verzonden naar een centraal e-mailadres en naar het (op het formulier ingevulde) e-mailadres van de opdrachtgever.

De afgehandelde formulieren, documenten genoemd, worden altijd opgeslagen in de TOPforms Portal. Het is afhankelijk van de gemaakte afspraken hoelang deze bewaard blijven. Via het tabblad ‘Documenten’ is het juiste document eenvoudig terug te vinden via de diverse filters. Van elk document is een PDF bestand beschikbaar om te downloaden, plus eventueel de bijbehorende bijlages in een ZIP bestand.

De TOPforms Portal biedt de mogelijkheid om het formulier na te bewerken/te valideren. Van deze ‘nieuwe’ versie wordt na akkoord een nieuwe PDF bestand gemaakt, en/of een XML welke kan worden gekoppeld aan uw eigen database applicatie of rapportage tool.

Van een document kan ook weer een nieuwe taak gemaakt worden, waarbij bepaalde velden bewust genegeerd worden. Deze moeten door de monteur opnieuw worden ingevuld tijdens het uitvoeren van zijn werkzaamheden.

Keuzelijsten beheren

Het ene formulier is het andere niet, dat is in alle jaren dat wij deze vormgeven wel gebleken. Van een redelijke eenvoudige 1-pagina werkbon tot kwaliteits rapporten van wel 20 pagina’s. TOPforms staat voor kwaliteit in lay-out, maar net zo belangrijk is het eenvoudig blijven houden van de oplossing.

Een monteur, inspecteur of vervoerder is erg goed in het uitvoeren van zijn werk, de administratieve plicht wordt vaak ervaren als een last. Terwijl dat voor u juist het middel is om de factuur betaald te krijgen. Door middel van keuzelijsten op te nemen in een formulier wordt het de medewerker makkelijker gemaakt en de kans groter dat er een kwalitatief ingevulde bon gestuurd wordt naar kantoor en de opdrachtgever.

Door de keuzelijsten aan elkaar te koppelen onstaan er extra mogelijkheden en wordt het invulgemak verder verhoogd. Alleen het selecteren van de opdrachtgever is voldoende om alle betreffende klantgegevens automatisch in te vullen, denk hierbij aan het werkadres en de contactgegevens van de contactpersoon. Of het kiezen van een artikel, waardoor het bijbehorende artikelnummer en de prijs automatisch verschijnen in de juiste velden.

Wat kan TOPforms voor ons betekenen?